ارتباط موثر در محیط کاری

ارتباط موثر در محیط کاری برای موفقیت هر کسب و کاری بسیار مهم است. تیمی که به طور آشکار و مؤثر ارتباط برقرار می کند، نسبت به تیمی با ارتباطات ناکارآمد مسلما موفق تر است. بهبود مهارت های ارتباطی می تواند به عملکرد شخصی شما در محل کار کمک کند، استرس شغلی را کاهش دهد و به شما در ایجاد روابط با همکارانتان کمک کند. در این مقاله، چند مورد از موثرترین تکنیک های ارتباطی برای برقراری ارتباط موثر در محیط کاری را مورد بحث قرار می دهیم :

خوب سوال اول این است که چرا تمرکز روی تکنیک های ارتباطی در محیط کار مهم است؟
کار بر روی بهبود تکنیک های ارتباطی موثر در محیط کاری شما می تواند طیف وسیعی از مزایای را برای شما، تیم شما و شرکت به عنوان یک کل داشته باشد. ارتباط موثر در محیط کاری یکی از پایه های هر سازمانی است. این مساله منجر به تبادل رایگان اطلاعات بین کسانی که به آن نیاز دارند، می گردد و به ایجاد یک محیط کاری باز و مشارکتی کمک می کند. کار بر روی تقویت مهارت های ارتباطی می تواند به شما کمک کند تا به عضوی ارزشمند و ضروری در شرکت تبدیل شوید و اعتماد و احترام را برای خود ایجاد کنید.

نداشتن ارتباط موثر در محیط کاری می تواند منجر به پنهان کردن اطلاعات از کسانی شود که ممکن است از آن منفعت ببرند. همین مساله می تواند منجر به کار به صورت انفرادی در یک محیط جمعی شود. یعنی تبدیل محیط کار به جایی که اعضای تیم به تنهایی کار می کنند و به طور موثر همکاری نمی کنند. این مساله معمولاً ناکارآمدی یک تیم کاری را نشان می دهد و ممکن است منجر به تکراری شدن انجام کارها، از دست رفتن فرصت ها و تصویری غیرحرفه ای برای سازمان شود. شرکت‌هایی که ارتباطات باز و مؤثر را با همکارانی که اطلاعات را آزادانه با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند، تقویت می‌کنند، معمولاً محیط های کاری کارآمدتر و سازنده‌تری ایجاد می‌کنند.

در اینجا تکنیک های موثری برای بهبود ارتباطات شما در محل کار ارایه می دهیم. اگر هر یک از این تکنیک ها را بپذیرید و تمرین کنید، می توانید از همکاران خود متمایز شوید و در عین حال به کارآمدتر کردن سازمان خود نیز کمک کنید. 

1. سوالات استفهامی بپرسید
سوالات باز و استفهامی نیاز به پاسخی بیش از یک یا دو کلمه ای دارند. پرسیدن سؤالات open-ended questions در یک مکالمه به افراد این فرصت را می دهد که پاسخی طولانی دهند و احساس کنند که به آنها گوش می دهید. سوالاتی مانند "نظر شما در مورد آن چیست؟" این گونه سوالات می تواند دیگران را تشویق کند تا صحبت کنند و اطمینان حاصل کنند که همه فرصت بیان افکار و احساسات خود را در مورد یک موضوع دارند.

2. گوش دادن فعالانه را بپذیرید
گوش دادن فعالانه به معنی توجه کامل به کسی است که با شما صحبت می کند. گوش دادن فعالانه شامل استفاده از زبان بدن باز و تماس چشمی و توجه به زبان بدن طرف مقابل است. همچنین شامل توجه به لحن صدا و سایر نشانه هایی است که می تواند پیامی را فراتر از کلماتی که گوینده می گوید منتقل کند. گوش دادن فعالانه مستلزم این است که با دقت به سخنران گوش دهید و به او اجازه دهید قبل از پاسخ دادن به طور کامل کار را تمام کند. پاسخ هایی که گوینده را تأیید می کند و آنچه را که به شما گفته اند به او بازتاب می دهد، می تواند باعث شود که گوینده احساس ارزشمندی و احترام کند.

3. از همدلی استفاده کنید
همدلی توانایی درک احساسات دیگران و درک احساسات آنها به گونه ای است که گویی آنها خود شما هستند. همدلی ابزاری حیاتی برای ارتباط‌گیران خوب است، زیرا به شما این امکان را می‌دهد تا چیزها را از دیدگاه طرف مقابل ببینید. اتخاذ و تمرین همدلی همیشه راحت‌ترین تجربه نیست، اما به طرف مقابل کمک می‌کند احساس کند که شما آن‌ها را درک می‌کنید. می‌توانید مهارت‌های گوش دادن همدلانه‌تان را با پرسیدن احساسشان، اتخاذ رویکردی دلسوزانه و با ملاحظه، پرسیدن سؤال‌هایی که به مردم اجازه می‌دهد خودشان را بیان کنند و … افزایش دهید.

4. تعارضات را حل کنید
تصمیم گیری آگاهانه برای حل تعارضات زمانی که در محل کار به وجود می آیند می تواند شما را به عنوان یک کارمند عالی که طرفدار یک رویکرد باز و صادقانه به کار است برجسته کند. تعارضات ناگفته و حل نشده می تواند به یک مانع بزرگ برای پیشرفت در محل کار تبدیل شود. درگیری های حل نشده می تواند منجر به شکاف هایی در تیم شما شود. سازمان ها زمانی بهترین عملکرد را دارند که کانال های ارتباطی باز باشد و همکاری بین اعضای تیم عاری از اصطکاک و درگیری باشد.

5. آرامش خود را حفظ کنید
حفظ یک رفتار آرام و ثابت در محل کار می تواند به شما کمک کند تا به طور واضح و موثر بین کارمندان ارتباط برقرار کنید. محل کار می تواند محیطی پراسترس و تحت فشار باشد. اگر شما به عنوان فردی شناخته می‌شوید که تحت فشار آرام می‌مانید، احتمالاً همکاران و مافوق شما بیشتر به شما اعتماد خواهند کرد و کار کردن با شما آسان‌تر است. آرام ماندن ممکن است به شما کمک کند تا ارتباط مؤثرتری برقرار کنید، زیرا به شما کمک می‌کند دیدگاهی منطقی در مورد هر موقعیتی داشته باشید و قضاوت‌تان مبهم بماند. از دست دادن عصبانیت می تواند منجر به این شود که بر اساس انگیزه رفتار کنید یا چیزی بگویید که بعداً پشیمان شوید. توانایی حفظ آرامش می تواند به همکارانتان نشان دهد که شما ثابت قدم هستید و به آنها کمک می کند تا بدانند هنگام برقراری ارتباط با شما چه انتظاری دارند.

6. بازخورد نشان دهید 
ارائه بازخورد به همکاران یک راه عالی برای برقراری ارتباط صریح و صادقانه است. ارایه بازخورد ممکن است به آنها کمک کند تا نحوه کار و برقراری ارتباط با شما و سایر همکاران را تنظیم کنند. ارائه بازخورد صادقانه و سازنده همچنین نشان می دهد که به همکاران خود گوش می دهید، آنها را درک می کنید و برای آنها ارزش قائل هستید و متعهد به تقویت روابط در محل کار خود هستید. دریافت بازخورد می تواند به همکاران نشان دهد که شما آماده توسعه مهارت های ارتباطی و رویکرد خود به کار هستید. گرفتن بازخورد  از دیگران و ارایه بازخورد از خود یک ابزار ارتباطی بسیار مؤثر است که ممکن است به روابط سالم‌تر و عملکرد بهتر تیم منجر شود.

7. ارتباطات نوشتاری مختصر
سعی کنید تا حد امکان ارتباطات نوشتاری تان مختصر، واضح و دقیق باشد. اگر این گونه باشید احتمالاً همکاران و مافوق از شما قدردانی خواهند کرد. ارتباطات نوشتاری مختصر می تواند به همکاران شما کمک کند تا شما را بهتر درک کنند و در عین حال تصویری حرفه ای را به مافوق خود ارائه دهید.

8. از زبان بدن آگاه باشید
بخش قابل توجهی از ارتباطات غیرکلامی است. زبان بدن شما می تواند به اندازه کلماتی که صحبت می کنید به همکاران و مافوق شما اطلاعات ارایه دهد. در حالی که تمرکز بر زبان بدن دیگران می تواند به شما کمک کند تا آنها را فراتر از کلماتشان درک کنید، باید به این مساله توجه کنید که شما باید به نقش زبان بدن خود در ارتباطات نیز فکر کنید.

برخی از نکات برای بهبود زبان بدن عبارتند از تلاش برای حفظ تماس چشمی تا حد امکان، استفاده از حرکات دست باز و روی هم انداختن بازوها یا قرار دادن دست ها در جیب. سعی کنید با شخصی که با او صحبت می کنید روبرو شوید و وضعیت او را منعکس کنید. اگر نشسته اید، در حالی که طرف مقابل در حال صحبت کردن است به جلو خم شوید تا نشان دهید که علاقه مند هستید و گوش می دهید و…

9. به دیگران اجازه دهید حرف خود را تمام کنند
دادن فضا به دیگران برای تکمیل آنچه می گویند، می تواند از راه های مختلفی به ارتباط شما کمک کند. اول، به طرف مقابل می‌فهمانید که به او گوش می‌دهید که این مساله به او کمک می‌کند تا احساس قدردانی و ارزشمندی کند. دوم، می تواند به شما کمک کند تا آنها را بهتر بشنوید و درک کنید. دادن زمان و مکان به طرف مقابل برای پایان دادن به نقطه نظرات خود نیز ممکن است به شما کمک کند تا به طور موثرتری پاسخ دهید. یک پاسخ عجولانه خطر از دست دادن نکته ای را که طرف مقابل بیان می کند یا اطلاعات مهمی را که هنوز به اشتراک نگذاشته اید ایجاد می کند.

صحبت کردن درباره مردم و وقت ندادن به آنها برای اینکه حرفشان به پایان برسد، نشان دهنده این است که خوب گوش نمی دهید و برای افکار و نظرات دیگران ارزشی قائل نیستید. با دادن زمان به طرف مقابل برای بیان مطالب به صورت درست، می توانید به بهبود ارتباطات و روابط خود با همکارانتان کمک کنید.

10. از زبانی جامع و محترمانه استفاده کنید
انتخاب عاقلانه کلمات یکی از مهمترین کارهایی است که می توانید برای بهبود ارتباطات خود انجام دهید. استفاده از زبان فراگیر و با ملاحظه نشان می دهد که به همکاران خود احترام می گذارید و به شما کمک می کند تصویری مثبت و حرفه ای از خود به تصویر بکشید. نام بردن از همکاران به ایجاد روحیه همکاری و کار گروهی کمک می کند. به جای من از ما و به جای تو از شما استفاده کنید.